高校合同管理方法风险与递信智能合同信息化解

类别:行业新闻    发布时间:2020-04-30 09:02

在现代社会,高等教育学校除发挥原有的教学和研究的社会功能之外,越来越多地参与市场经济之中,发挥其支撑社会经济发展的重要作用。在这一过程中,高校实现内部管理和处理外部关系多需要依靠确定化的法律文本,从而高校的社会活动涉及众多的合同,以此来确定签约主体的权利义务关系。在走向制度化、法治化的道路上,如何实现合同体系的最优化管理以及控制和防范可能出现的风险是困扰众多高校管理者的一个难题。

在高校的管理实践中,合同主要是对处理财产关系过程的权利和义务做出的一致决定。现代高校规模庞大,人员众多,对外合作频繁,这些都使得高校必须采取严格的合同形式来规范其教学科研、基础设施建设、后勤服务以及校企合作等方面的事项。劳动合同、贷款合同、融资租赁合同、建筑工程合同、技术服务合同、买卖合同、租赁合同等主要的合同在高校都是比较常见的,当然劳动合同属于社会法领域,由专门的《劳动合同法》来规制,而后面这些主要通过《合同法》来规范。可以说高校作为一个事业单位法人,其进入合同关系的领域广,且频率高。

客观而言,高校合同在订立过程中存在以下几个特点: (1)如前所述,合同涉及的事项繁多,且合同总体规模大,这与高校自身的发展状况是分不开的。(2)内部管理复杂,由于高校内部需求部门、承办部门以及监督部门林立,且承担实际审批、执行或监督工作的人员众多,加上人员变动等因素,使得高校合同管理的任务变得更加艰巨。(3)合同审查和实际签署部门相分离。现代社会的合同条款设计得更加专业和复杂化,一定程度上使得合同审查工作需要由专业的法律从业者来承担,特别是技术类合同等,都需要专业人员对对方的资信情况、履约能力等因素进行综合分析之后,才能交由法定代表人签字盖章。

然而,高校作为一个主要承担教育科研工作的事业单位法人,其参与市场经济的能力可能存在不足,并不如企业那样注重合同管理的经济效益和风险防范,会出现合同风险防范控制不足的问题。同时,高校原有职能部门设置或合同管理制度设计的问题,导致合同从洽谈、签约、履行等环节或是出现众多部门纷纷要求审核,导致效率低下,或是众多部门纷纷推诿,导致无人管理的尴尬局面。这些问题都可能诱发高校合同管理不足问题,引发法律风险。

高校在订立合同过程中,或是因为合同本身存在的缺陷,或是因为对方的资信与能力存在问题,或是因为不可抗力,或是因为国家法律和政策调整等因素,导致合同不能按照双方所约定的内容那样完全地得以履行。从合同涉及的当事人,以及合同文本和合同履行这是三个方面可以窥见合同履行存在的风险。

着重审查缔约相对人是否具备独立的签约能力和资格(要求主体适格、具备相应的资质以及在经营范围之内);资本信用、信誉以及履约能力是否良好;以往的业绩成果以及公司发展状况;企业的组织形式和构成方式;企业发生分立、合并或转让的可能性等等。这些因素都是高校管理部门在签约之前需要充分调查的事项,对于判断法律风险大小至关重要。

随着企业专门化和规模化的操作,格式合同被大量采用。在订立格式合同时,校方如不加审查地予以全部接受,会导致在争议解决中的劣势地位。

合同及其附件主要涉及双方的基本信息、权利义务安排、担保、违约责任以及争议解决这些条款。一般需要从合同规定内容的合法性、合同涵盖范围的完整性以及合同语言表达的规范性、明确性等方面来着重审查一个合同是否完备。尤其是着重审查主要条款的表述是否明确,不存在多重含义等等,确保合同内容的明确清晰。

这一环节是最为重要的,需要合同双方事先针对出现的各类风险类型的事后处理依照法律进行明确规定。包括合同一方当事人不履行合同的违约风险、合同主体变更和内容变更的风险、无法预见且无法避免的不可抗力风险、市场环境变化、国家政策调整等重大情势变更的风险等。这些都需要当事人针对各种类型化的风险种类,对双方应对风险的处理办法进行事先规定,使得风险得以最小化。

高校方面首先在组织体制上,建立一个核心的领导机构,然后成立一个专门的法律办公室统一管理合同,并且协调具体的业务部门工作。此外,还应当加强对具体工作人员的管理培训,加强其合同意识和风险意识,实现层级化和专门化的管理。

高校需要对合同管理的办法、相对人的资信调查和信用管理制度、合同审查会签制度、授权委托书证管理制度、合同履行和纠纷处理制度以及合同基础事务管理制度等进行全面规定,确保在签约全程的合法化进行。

对于签约前、签约中、履行中、履行后等环节的合同主体、合同内容、合同审批、合同付款、合同资料等等全部纳入信息化的管理系统之中,既可以提高办事效率,又可以实现有效监管。

递信高校合同管理系统包含了合同准备,合同订立,合同履行,合同终结四个环节,实现了对合同全生命周期的管理,相对人管理、合同授权管理,方便快捷的为系统提供了必要的支持,同时系统提供了个人工作助理以及查询统计功能,方便企业对合同进行分析与统计,生成各种报表。总体业务流程图:

建立统一的高校管理合同门户,帮助用户将合同模块相关的各种事务整合到一个页面中。系统提供多个与合同模块相关的门户元素,用户可自主选择这些元素并添加到合同门户或者其它门户中。

系统采取微服务架构,java语言开发,支持web端;APP;微信端,wap端;支持私有部署,公有云saas;及API集成。

与学校的智慧校园平台集成,单点登录;组织人员架构时刻与学校人力资源系统的人员架构保持一致;

高度与学校的智慧校园平台的技术对接,除单点登录外,财务系统的系统,大数据平台的集成;及校园移动系统端的集成展示;

系统类对于相对人进行管理:相对方数据收集; 审查相对人是否具备独立的签约能力和资格(要求主体适格、具备相应的资质以及在经营范围之内);资本信用、信誉以及履约能力是否良好;

对于模版合同的签订,只需要填写(或选择)合同的信息,如:相对方信息;合同标的物;合同首付款信息;合同交付信息;上传签订合同的其他依据;如招标文件,投标文件,中标通知书等其他合同签订依据;

模版合同签订信息填写基本信息,合同标的,收付款计划,补充信息,然后自动生成合同正文;:

在合同履行过程中,双方事先针对出现的各类风险类型的事后处理依照法律进行明确规定进行商定后,在递信系统中发起合同变更申请,递交相关部门,法务及领导审批;

通过各高校的制度的完善和递信合同管理软件的帮助,合同审核从最初起草到最后盖章各个环节流畅清晰,职责分明。通过动态跟踪管理,实现实时提醒,加快了工作进程,出现的问题也一目了然,方便针对性解决。同时查询功能的使用,极大的方便了数据统计和对比,为后期工作的开展提供了数据基础。

高校管理工作的复杂化需要合同制度来保障其有效运作,实现有效运作,需要对合同履行过程中的诸多风险进行分析,构建完善的合同管理制度来防范风险。